"Was kostet ein Mitarbeiterportal?" und "was kostet es, ein Intranet entwickeln zu lassen?" sind in der Praxis dieselbe Frage: Sie wollen HR-Dokumente, Onboarding, Dienstpläne und internes Wissen an einem Ort, ohne dass Ihr Team endlos in Ordnern und Postfächern sucht. Aber was kostet eine solche Umgebung? Hier konkrete Spannen für die drei Wege im Jahr 2026, inklusive der Kosten, die erst später auftauchen.
Die drei Wege und ihr Preisschild
1. Entwicklungsagentur: 15.000 – 40.000 Euro
Ein Maßwerk-Mitarbeiterportal einer deutschen Agentur beginnt bei rund 15.000 Euro für eine Basisversion (einloggen, HR-Dokumente, Ankündigungen) und geht Richtung 40.000 Euro, sobald Onboarding-Abläufe, Dienstplaneinsicht oder Anbindungen an Ihr HR-System hinzukommen. Bei Stundensätzen von 80 bis 150 Euro schlägt jede Änderung zu Buche.
Was nicht im Angebot steht: Wartung (oft 15 bis 20 Prozent der Bausumme pro Jahr), Mehraufwand bei sich ändernden HR-Prozessen und die Laufzeit von drei bis sechs Monaten.
2. Standard-SaaS: Intranet-Suite pro Mitarbeiter pro Monat
Fertige Intranet-Suiten (die SharePoint-Artigen) rechnen pro Mitarbeiter pro Monat ab. Das wirkt übersichtlich, aber die echten Kosten stecken in der Implementierung: Eine solche Suite muss eingerichtet werden, und das ist selten ein Nachmittag Arbeit. Versteckte Implementierungskosten von 5.000 bis 15.000 Euro sind eher die Regel als die Ausnahme, und Ihr Prozess muss sich trotzdem dem Paket anpassen.
Was nicht im Preis steht: die Implementierungsstunden, die Funktionen, die Ihnen fehlen, und die Ausstiegskosten, falls Sie je wechseln wollen (Ihre Daten liegen in deren System).
3. KI-gebautes Maßwerk: ab 99 Euro pro Monat
Der neueste Weg: Ein KI-Entwicklungsteam wie Turtleship baut ein Maßwerk-Portal innerhalb eines Abonnements. Sie starten mit einem fertigen Mitarbeiterportal-Baustein (einloggen, HR-Dokumente, Onboarding, Ankündigungen) und bauen von dort Schritt für Schritt aus, Richtung Dienstplaneinsicht oder Wissensaustausch, mit einer Schätzung vor jedem Schritt, sodass Sie nie vor Überraschungen stehen.
Die ehrliche Version: Auch hier gilt, dass ein Portal mit vielen Anbindungen und Rollen mehr Bauschritte (Credits) kostet als ein einfaches Portal. Der Unterschied liegt in der Vorhersehbarkeit, Sie sehen die Schätzung, bevor Sie zustimmen, und im Fehlen von Stundensätzen, Preis pro Mitarbeiter und versteckten Implementierungskosten.
Der Vergleich auf einen Blick
| Agentur | Standard-SaaS | KI-gebautes Maßwerk | |
|---|---|---|---|
| Startkosten | 15.000–40.000 € | 5.000–15.000 € Implementierung | 0 € (kostenloser Start) |
| Laufend | 15–20 % Wartung/Jahr | pro Mitarbeiter pro Monat | ab 99 € p/Monat |
| Laufzeit | 3–6 Monate | Wochen (Einrichtung) | Tage (Basis) – Wochen |
| Passt zu Ihrem HR-Prozess | ja | teilweise | ja |
| Eigentümer von Code & Daten | meist Sie | der Anbieter | Sie |
| Änderungen | Mehraufwand-Angebot | auf Roadmap warten | neue Anfrage, Schätzung vorab |
Rechenbeispiel: 50 Mitarbeiter in Ihrem Portal
Abstrakte Spannen werden erst konkret, wenn Sie sie durchrechnen. Angenommen: Sie sind eine Organisation mit 50 Mitarbeitern, die HR-Dokumente abrufen, ihren Dienstplan einsehen und internes Wissen teilen.
- Standard-SaaS: Bei durchschnittlich 6 Euro pro Mitarbeiter pro Monat zahlen Sie 300 Euro pro Monat, also 3.600 Euro pro Jahr, plus eine einmalige Implementierung von 5.000 bis 15.000 Euro. Strukturell, und die Rechnung wächst mit jedem neuen Mitarbeiter mit.
- Agentur-Maßwerk: einmalig rund 25.000 Euro für ein Portal dieser Größe, plus 15 bis 20 Prozent Wartung pro Jahr (4.000 bis 5.000 Euro). Die Zahl der Mitarbeiter spielt keine Rolle, aber jede Änderung ist ein Mehraufwand-Angebot.
- KI-gebautes Maßwerk: ab 99 Euro pro Monat (1.188 Euro pro Jahr), unabhängig von der Zahl der Mitarbeiter. Erweiterungen laufen pro Bauschritt, mit einer Schätzung vorab.
Über drei Jahre gerechnet: SaaS landet bei rund 10.800 Euro plus Implementierung (also 15.800 bis 25.800 Euro), die Agentur bei rund 38.000 Euro (Bau plus Wartung), und der KI-Weg beginnt bei etwa 3.600 Euro. Ehrlichkeitshalber: Ein Portal mit vielen HR-Anbindungen kostet beim KI-Weg zusätzliche Bauschritte und damit mehr als der Einstiegstarif. Aber selbst mit einem großzügigen Spielraum bleibt der Unterschied eine Größenordnung.
Worauf Sie achten sollten (welchen Weg Sie auch wählen)
- Fragen Sie nach dem Preis von Änderung Nummer fünf. Die Bausumme ist das eine; was kostet es, wenn Sie nach drei Monaten einen Onboarding-Ablauf oder ein Urlaubsmodul wollen? Genau dort liegt der echte Unterschied zwischen den Wegen.
- Mitarbeiterdaten sind die sensibelste Kategorie. Verträge, Gehalt und Fehlzeiten fallen unter die strengsten DSGVO-Anforderungen. Hosting innerhalb Europas, rollenbasierter Zugriff und eine DSGVO-konforme Einrichtung sollten Standard sein, nicht optional.
- Rechnen Sie den Ausstieg durch. Wem gehört der Code? Können Sie Ihre HR-Daten mitnehmen? Ein niedriger Einstiegspreis mit Lock-in ist teurer, als er scheint.
Fazit
Ein Mitarbeiterportal oder Intranet muss 2026 kein 30.000-Euro-Projekt mehr sein. Der Agentur-Weg bleibt sinnvoll für sehr komplexe, tief in Ihre HR-Landschaft verwobene Umgebungen mit großzügigem Budget. Für die meisten Organisationen ist die Rechnung inzwischen eine andere: ein KI-gebautes Portal nach Maß, ab 99 Euro pro Monat, produktionsreif und Ihres. Setzen Sie das gegen was Software entwickeln lassen im Allgemeinen kostet, dann fällt ein Portal-Abonnement schnell zu Ihren Gunsten aus.
Verwalten Sie diese HR-Listen jetzt noch in Excel? Dann ist der Schritt zu einem Portal kleiner, als Sie denken: Lesen Sie, wie Sie von Excel zu einer Web-App kommen. Ein Mitarbeiterportal ist übrigens nicht der einzige Baustein: Auf dieselbe Weise setzen Sie ein Kundenportal oder ein Lieferantenportal auf.
Neugierig, wie das funktioniert? Sehen Sie sich die Mitarbeiterportal-Seite an oder starten Sie kostenlos und sehen Sie innerhalb von Tagen eine funktionierende Basis.