"Was kostet ein Kundenportal?" gehört zu den häufigsten Fragen an Agenturen — und die Antwort lautet fast immer "das kommt darauf an". Stimmt, hilft aber niemandem, der budgetieren muss. Deshalb hier konkrete Spannen für die drei Wege zum Kundenportal im Jahr 2026, inklusive der Kosten, die erst später auftauchen.
Die drei Wege und ihre Preisschilder
1. Agentur: 15.000 – 40.000 €
Ein individuelles Portal von einer Agentur beginnt bei rund 15.000 € für eine Basisversion (Login, Dashboard, Dokumente) und geht Richtung 40.000 €, sobald Anbindungen, Workflows oder vollständiges Branding dazukommen. Bei Stundensätzen von 80–150 € summiert sich jede Änderung.
Was im Angebot fehlt: Wartung (oft 15–20 % der Bausumme pro Jahr), Nachträge bei veränderten Anforderungen und die Vorlaufzeit — drei bis sechs Monate sind normal.
2. Standard-SaaS: 5 – 25 € pro Nutzer pro Monat
Fertige Portalsoftware wirkt günstig, rechnet aber pro Nutzer ab. Mit 200 Kunden im Portal liegen Sie schnell bei 1.000 €+ pro Monat — dauerhaft. Und Ihr Prozess muss sich dem Produkt anpassen, nicht umgekehrt.
Was im Preis fehlt: die Funktionen, die Ihnen fehlen, die Stunden für Workarounds und die Exit-Kosten, falls Sie je wechseln wollen (Ihre Daten liegen in deren System). Für DACH besonders relevant: Wo werden die Daten gehostet — und ist das DSGVO-konform?
3. KI-gebaute Individualsoftware: ab 99 € pro Monat
Der neueste Weg: Ein KI-Entwicklungsteam wie Turtleship baut ein individuelles Portal im Abo. Sie starten mit einem fertigen Kundenportal-Baustein (Login, Dashboard, Dokumente, Benachrichtigungen) und erweitern Schritt für Schritt — mit einer Schätzung vor jedem Schritt, damit es keine Überraschungen gibt.
Der ehrliche Teil: Auch hier kostet ein komplexes Portal mehr Bauschritte (Credits) als ein einfaches. Der Unterschied liegt in der Planbarkeit — Sie sehen die Schätzung, bevor Sie freigeben — und im Fehlen von Stundensätzen und Preisen pro Nutzer.
Der Vergleich auf einen Blick
| Agentur | Standard-SaaS | KI-gebaut individuell | |
|---|---|---|---|
| Startkosten | 15.000–40.000 € | 0 € | 0 € (kostenloser Start) |
| Laufend | 15–20 % Wartung/Jahr | 5–25 € pro Nutzer/Monat | ab 99 €/Monat |
| Vorlaufzeit | 3–6 Monate | Tage | Tage (Basis) – Wochen |
| Passt zu Ihrem Prozess | ja | teilweise | ja |
| Eigentum an Code & Daten | meist Sie | der Anbieter | Sie |
| Änderungen | Nachtrags-Angebot | auf die Roadmap warten | neue Anfrage, Schätzung vorab |
Rechenbeispiel: 200 Kunden in Ihrem Portal
Abstrakte Preisspannen werden erst konkret, wenn man sie durchrechnet. Angenommen, Sie sind ein Steuer- und Buchhaltungsbüro mit 200 Kunden, die Dokumente einreichen, Berichte einsehen und Unterlagen freigeben.
- Standard-SaaS: Bei durchschnittlich 8 Euro pro Nutzer und Monat zahlen Sie 1.600 Euro pro Monat, also 19.200 Euro pro Jahr. Dauerhaft, und die Rechnung wächst mit jedem neuen Kunden mit.
- Agentur-Individuallösung: einmalig rund 25.000 Euro für ein Portal dieser Größe, plus 15 bis 20 Prozent Wartung pro Jahr (4.000 bis 5.000 Euro). Die Nutzerzahl spielt keine Rolle, aber jede Änderung ist ein Nachtrags-Angebot.
- KI-gebaute Individualsoftware: ab 99 Euro pro Monat (1.188 Euro pro Jahr), unabhängig von der Nutzerzahl. Erweiterungen erfolgen pro Bauschritt, mit einer Schätzung vorab.
Auf drei Jahre gerechnet: SaaS landet bei rund 57.600 Euro, die Agentur bei etwa 38.000 Euro (Bau plus Wartung) und der KI-Weg beginnt bei rund 3.600 Euro. Der Fairness halber: Ein Portal mit vielen Anbindungen und Ausnahmen kostet beim KI-Weg zusätzliche Bauschritte und damit mehr als der Einstiegstarif. Doch selbst mit großzügigem Aufschlag bleibt der Unterschied eine Größenordnung.
Worauf Sie achten sollten (egal welcher Weg)
- Fragen Sie nach dem Preis von Änderung Nummer fünf. Die Bausumme ist das eine; was kostet es, wenn Sie nach drei Monaten etwas anderes wollen? Genau dort trennen sich die Wege.
- Prüfen Sie, wo Ihre Daten liegen. Ein Kundenportal verarbeitet personenbezogene Daten; Hosting in Europa und eine DSGVO-konforme Einrichtung sollten Standard sein, nicht optional.
- Rechnen Sie den Exit durch. Wem gehört der Code? Können Sie Ihre Daten mitnehmen? Ein niedriger Einstiegspreis mit Lock-in ist teurer, als er aussieht.
Fazit
Ein Kundenportal muss 2026 kein 30.000-€-Projekt mehr sein. Der Agentur-Weg bleibt sinnvoll für sehr komplexe, tief integrierte Portale mit großzügigem Budget. Für die meisten KMU und Selbständigen sieht die Rechnung inzwischen anders aus: ein KI-gebautes Portal nach Maß, ab 99 € pro Monat, produktionsreif und in Ihrem Eigentum. Setzen Sie das gegen was Software erstellen lassen im Allgemeinen kostet, fällt ein Portal-Abo schnell zu Ihren Gunsten aus.
Ein Kundenportal ist übrigens nicht der einzige Baustein: Auf dieselbe Weise setzen Sie ein Lieferantenportal oder ein maßgeschneidertes Mitarbeiterportal auf. Was diese Varianten kosten, lesen Sie in was ein Lieferantenportal kostet und was ein Mitarbeiterportal oder Intranet kostet.
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